اهمیت و جایگاه اصول ۷s را می‌توان در بندهایی از استاندارد سیستم ایمنی و بهداشت حرفه‌ای به روشنی اما با شدت و ضعف مطرح کرد.

 الزامات قانونی و سایر الزامات

 سازمان باید روش اجرایی برای شناسایی و دستیابی به الزامات قانونی اصول ۷s الزامات ایمنی و بهداشت حرفه‌ای که قابل اعمال در آن باشد ایجاد و برقرار نگه دارد. سازمان باید این اطلاعات را به روز نگه دارد و این اطلاعات مربوط به الزامات قانونی و سایر الزامات باید به اطلاع کارکنان سازمان و سایر طرفهای ذینفع مرتبط رسانده شود.

مستند سازی

 سازمان باید برای موارد زیر اطلاعات را به شکل مناسب از قبیل ثبت بر روی کاغذ یا به صورت الکترونیکی ایجاد نموده و برقرار نگه دارد. این یکی از اصول ۷s می‌باشد:

• تشریح عناصر اصلی سیستم مدیریت و روابط متقابل آنها
• رجوع دادن به مستندات مربوطه

 بسیار مهم است که مستندات در کمترین حد لازم نگهداری شوند با استفاده موثر و کارآمد از آنها میسر شود.

 کنترل مدارک و داده‌ها طبق اصول ۷s

 سازمان باید روشهای اجرایی را برای کنترل تمام مدارک مورد نیاز این استاندارد ایجاد نموده و برقرار نگه دارد تا اطمینان حاصل کند که:

• محل مدارک و داده‌ها معلوم است.
• مدارک و داده‌ها به طور ادواری بازنگری و در صورت لزوم تجدید نظر می‌شود و مناسب بودن آنها مورد تایید افراد مجاز در سازمان و طبق اصول ۷s  قرار می‌گیرد.
• نسخه‌های جاری مدارک و داده‌های مرتبط در تمام محل‌هایی که عملیات اساسی برای کار کرد موثرسیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه‌ای در آنجا انجام می‌گیرد در دسترس باشند.
• مدارک منسوخ به موقع ازتمام محل‌های صدور و محلهای استفاده آنها خارج می‌شوند یا به طریق دیگری از عدم استفاده ناخواسته آنها اطمینان حاصل می‌گردد.
• تمام مدارک و داده‌هایی که قانوناً باید نگهداری شوند و همچنین آنهایی که جهت آگاهی از مراجعات بعدی بایگانی می‌شوند به طور مناسب نشانه‌گذاری شده‌اند.

سوابق و مدیریت سوابق

 سازمان باید روشهای اجرایی برای شناسایی، نگهداری و تعیین تکلیف سوابق ایمنی، بهداشتی از جمله نتایج ممیزی و بازنگری‌ها در اصول ۷s ایجاد نموده و برقرار نگه می‌دارد. سوابق ایمنی بهداشتی باید خوانا و قابل شناسایی و قابل ردیابی به فعالیتهای مرتبط می‌باشد. سوابق باید طوری بایگانی و نگهداری شوند که به سهولت قابل دستیابی باشد و از آسیب یا نابودی در امان بمانند مدت نگهداری آنها باید تعیین و ثبت شود. سوابق باید متناسب با سیستم و سازمان نگهداری شوند تا انطباق با مشخصات OHSAS 18001 را اثبات نمایند. با اجرای اصول ۷s می‌توان علاوه بر آماده کردن شرایط عمومی سازمان، بلکه نکات خاص استاندارد را نیز اجرا نمود.

جایگاه اصول ۷s در مدلهای کیفیت و بهره‌وری

 برای توسعه مفهومی و اجرایی بهره‌وری در ژاپن شش برنامه زیر توسعه یافت. این برنامه‌ها به طور وسیعی با یکدیگر ادغام شده و در صنایع ژاپن به کار گرفته شدند.

1. S (تکلیف، ترتیب، تمیزی، تداوم، تعلیم)
2. SS (سیستم پیشنهادات کایزن)
3. QCC (حلقه‌های کنترل کیفیت)
4. TQC (کنترل کیفیت فراگیر)
5. TMP(نگهدار بهره‌ور فراگیر)
6. JIT(تولید به موقع)

مشخص است که برنامه‌ها و سیستم‌های متعددی نیاز است تا یک سازمان بتواند به سطح مطلوبی از بهره‌وری دست یابد، اما نکته بسیار مهم این است که این سیستمها هنگامی اثربخش بوده و کارایی خواهند داشت که هر یک از آنها در جای خود به نحو مطلوبی به کار گرفته شوند. ترتیب پیاده‌سازی این سیستمها عموماً بر اساس تجارب پیاده سازی آنها در سازمانهای گوناگونی می‌باشد که اخیراً مشاورین مدیریت همگی همصدا شده و بیان می‌دارند که ۵S ژاپنی و ۷S ایرانی نقطه شروع است و می‌بایست پیش از TQC، TPM،JIT  به کار گرفته شود.

 ویژگی منحصر به فرد اصول ۷S در این شش برنامه این است که نه تنها مانند تمامی این برنامه‌ها کاربرد سازمانی و جمعی دارد بلکه قابل پیاده سازی در سطح فردی و منزل مسکونی و شرایط اجتماعی نیز می‌باشد.

دلایل تقدم اجرای اصول ۷S بر کلیه طرحها و مدلها و سیستمها

 همان طور که بیان شد طبق نظر بسیاری از صاحب نظران کیفیت و بهره وری اجرای اصول ۷S پیش شرط اجرای موفقیت آمیز سایر سیستمها و مدلهای مربوطه می‌باشد. از دلایل تقدم اصول ۷S می توان موارد زیر را نام برد:

1. اجرای اصول ۷s نسبت به اجرای سایر سیستمها تا حدودی آسان تر است.
2. همه یک محیط کار منظم و تمیز را دوست دارند.
3. نتایج حاصل از آن برای همه قابل مشاهده است.
4. در همه جا قابل پیاده سازی است.
5. زمان جستجو به دنبال اشیا و اسناد کاهش می‌یابد.
6. سرعت دستیابی افزایش می‌یابد.
7. عمر ماشین آلات و تجهیزات افزایش می‌یابد.
8. سلامتی و ایمنی برای کارکنان در محیط کار ایجاد می‌شود.
9. تعداد خطاها کاهش می‌یابد.
10. همه افراد بر اساس شرایط محیطی منضبط می‌شوند.
11. هزینه پیاده سازی خیلی کم است.
12. موجب افزایش قدردانی و لذت مشتریان می‌شود.
13. موجب رشد خلاقیت کارکنان برای انجام بهتر کارها می‌شود.
14. هر یک از افراد سازمان می‌توانند به محل کارشان افتخار کنند.
15. موجب بهبود دیدگاه دیگران نسبت به سازمان می‌شود.
16. عملکرد عمومی سازمان بهبود قابل توجهی میابد.
17. همیشه شرایط مساعد برای به‌کارگیری اصول ۷S وجود دارد.

 به طور کلی می‌توان گفت که با اجرای اصول ۷S شرایط عمومی سازمان برای ایجاد حداقل‌های ضروری مشخص شده و به این ترتیب که مدیران سازمان و کارکنان می‌دانند که در چه شرایطی و برای چه هدفی اقدامات بعدی را انجام دهند.

آشنایی مختصر با TPM

TPM نگهداری و تعمیرات بهره ور است که توسط کلیه کارکنان به صورت فعالیت‌های گروهی در گروه‌های کوچک اعمال می‌شود به طریق مشابه TQC نوع کیفیت جامع در سطح کل شرکت است.TPM نوعی برنامه برای نگهداری و تعمیرات تجهیزات کارخانه با همکاری کل کارکنان شرکت می‌باشد. واژه نگهداری و تعمیرات بهره ور جامع در سال ۱۹۷۱ توسط موسسه مدیران فنی ژاپن که قبلاً موسسه نگهداری و تعمیرات ژاپن نامیده می‌شد با پنج هدف اصلی زیر تعریف شده است:

1. حداکثر نمودن اثربخشی تجهیزات و بهبود راندمان کل
2. توسعه دادن یک سیستم نت بهره ور برای کل دوره عمر تجهیزات
3. درگیر نمودن کلیه بخشهای صنعت که به امور برنامه ریزی طراحی و بهره برداری یا نگهداری و تعمیرات دستگاه‌ها می‌پردازند در امور TPM (مهندسی طراحی تولید نگهداری و تعمیر)
4. درگیر نمودن فعالانه کلیه کارکنان از مدیریت رده اول تا کارگران سطح کارگاه
5. توسعه دادن TPM از طریق مدیریت انگیزه‌ای، فعالیت‌های گروه‌های کوچک خودساخته و مستقل

کلمهTotal (فراگیر) در عبارت نت بهره ور فراگیر سه مفهوم اساسی را در ارتباط با سه ویژگی مهم TPM ، موارد زیر را در بر می گیرد:

• اثربخشی فراگیر: توسعه و بهبود راندمان اقتصادی یا سودمندی
• پیشگیری فراگیر: طراحی دستگاه‌های بی نیاز از تعمیر و همچنین تعمیرات پیشگیری جامع
• همکاری و اشتراک مساعی فراگیر: انجام عملیات نگهداری و تعمیرات به صورتی خودساخته و مستقل توسط کارگران بهره‌برداری در گروه‌های کوچک در هر یک از بخشهای صنعت و همچنین توسط سایر سطوح کارکنان به صورت مشابه

 در ژاپن از اصول ۷S به عنوان اصول پایه‌ای و بنیادی صیانت صنعتی یاد می‌شود و در موارد زیادی اصول۷S بصورت ظاهری و تشریفاتی مورد توجه قرار می‌گیرند. در حالیکه در امور اساسی و مورد نیاز نگهداری و تعمیر به فراموشی سپرده می‌شوند. این عملیات ظاهری و زرق و برق دار در نظام TPM حذف می‌شوند دلیل این امر این است که برنامه‌های آموزشی پرسنل شامل کارآموزی‌ها، تجربه‌های آموزشی در حین کار به هفت مرحله تقسیم می‌گردد که یکی از این مراحل از اصول ۷S است. در این برنامه‌های آموزشی باید کار آموزان به مسئولیت‌ها و وظایف مربوط به هر مرحله آگاهی و تسلط کامل پیدا کنند تا امکان آغاز مرحله بعدی برای آن فراهم گردد. اصول ۷S در بهبود عملیات آماده سازی نیز نقش بسزایی دارد در بهبود عملیات آماده سازی و تنظیم باید قانون ساده را همواره در نظر داشت:

• به دنبال قطعات و ابزار نگردید.
• حرکات غیر ضروری نکنید. میز کار را به صورت مناسب قرار دهید و محل‌های نگهداری را نیز به نحو مناسب تعیین کنید.
• از ابزار و قطعات نامناسب استفاده نکنید.

 در عملیات آماده سازی اصول ۷S باعث راهنمایی افراد می‌شوند تا افراد بدانند چگونه پیش بینی و آمادگی را در حالی که ماشین در حال کار است باید انجام دهند تا مطمئن باشند که هر گاه به هر گونه قطعه یا ابزاری نیاز داشتند به تعداد لازم برایشان آمده است. کارگران از اصول نظم و ترتیب استفاده می‌نمایند تا اطمینان داشته باشند که استانداردها را پیگیری نموده‌اند.

اصول سازماندهی نظم و پاکیزگی شامل توجه نمودن و رعایت نمودن دقیق استانداردها است این اصول عمدتاً با مسئولیت‌های اپراتورها مرتبط می‌شوند. با توجه به اینکه باید اپراتورها در رعایت استانداردها کوشش نمایند و بنابراین فعالیتهای گروه‌ها به مسائلی نظیر دستیابی به راه‌های ساده تر برای پیروزی از استانداردها نظیر استفاده خلاق از حواس انسانی متمرکز می‌شود. بنابراین سازماندهی و نظم و ترتیب و پاکیزگی عبارت است از فعالیتهای توسعه و تکامل به منظور ساده سازی و استاندارد نبودن عواملی که باید تحت کنترل و نظارت قرار گیرند و همچنین دو اصل شامل دستیابی به راه حل‌های خلاق برای اطمینان از رعایت استانداردهای مدون هستند. در این راستا مدیران و کارگران دست به دست هم داده و سعی دارند که برایشان اطمینان حاصل شود که عامل استانداردسازی و کنترل چشمی به صورت فراگیر در سطح کارخانه اعمال می‌شوند.

منبع: کتاب سیستم و مدل هفت سین آراستگی ۷S

 نویسنده: دکتر ناصر صادقی فرد